Menu

Памятка

ПАМЯТКА ЭКСПОНЕНТА  ФЕСТИВАЛЯ  WANEXPO

Уважаемый  Экспонент WANEXPO. Просим Вас  ознакомиться с информацией, содержащейся в памятке. Во избежание накладок  и недоразумений придерживайтесь сроков, указанных в памятке, и следуйте рекомендациям!

 

Контакты Организаторов Фестиваля:

Руководитель проекта

Куланина Татьяна,

kulanina_tu@sokolniki.com

Тел.8 (495) 995-05-95 доб.453

моб. 7-916-002-90-38

Менеджер проекта

Анна Петрова,

petrova_au@sokolniki.com

Тел.8 (495) 995-05-95, доб. 504

моб. 7-916-353-20-86,

 

Место проведения

Москва, Конгрессно-выставочный центр «Сокольники», павильон 4, 4.1, 4.2

Место и время регистрации Экспонентов

26 ноября 2018 года с 12:00 до 20:00, офис КВЦ «Сокольники»,

27 ноября 2018 года с 12:00 до 20:00, пав. 4 , дирекция Фестиваля,

28 ноября 2018 года с 08:00 до 20:00, пав. 4 , дирекция Фестиваля.

Монтаж эксклюзивных и крупногабаритных стендов

С 27 ноября 2018 года с 12:00 до 20:00,

КВЦ «Сокольники», павильон 4, 4.1, 4.2

Заезд Экспонентов, оформление стендов, размещение экспонатов

28 ноября 2018 года с 08:00 до 20:00,

КВЦ «Сокольники», павильон 4, 4.1, 4.2

Дирекция Фестиваля, пав. 4

Сроки проведения Фестиваля

Вторник 27 ноября 2018 г.

12:00-20:00 Монтаж эксклюзивных и крупногабаритных стендов

Среда 28 ноября 2018 г.

8:00-20:00 Заезд Экспонентов, оформление стендов, размещение экспонатов

Четверг 29 ноября 2018 г.

8:00–19:00 Время работы павильонов.

11:00–19:00  Павильон  открыт для посетителей

Пятница 30 ноября 2018 г.

9:00–11:00 Время работы павильонов

11:00–19:00 Павильон открыт для посетителей

Суббота 01 декабря 2018 г.

9:00–18:00 Время работы павильонов

10:00–18:00  Павильон открыт для посетителей

Воскресение 02 декабря 2018 г.

9:00–18:00 Время работы павильонов

10:00–18:00 Павильон открыт для посетителей

18:00–24:00 Выезд  Экспонентов

Уважаемый Экспонент!

Выезд из павильонов Фестиваля, а также вывоз экспонатов до 18:00 часов 20 мая 2018 г. запрещен!

 

Каталог

Краткую информацию в каталог (о фирме, контактная информация, сфера деятельности) Вы предоставляете, заполнив форму 4  по ссылке  wanexpo.ru.

Напоминаем Вам о том, что материалы в официальный каталог сдаются до 05 ноября 2018 года. Организатор Фестиваля не гарантирует размещение в каталоге Экспонентов, не предоставивших информацию до указанного срока.

Ответственное лицо: Анна Петрова, тел.: (495) 995-05-95, доб. 504

e-mail: petrova_au@sokolniki.com

Экспонентам, заказавшим оборудованную выставочную площадь, необходимо до  01 ноября 2018 года согласовать стенд с дирекцией Фестиваля в следующем порядке.  Экспонент должен направить  Организаторам форму 2, в которой в обязательном порядке прорисовывается схема стенда. На основании данной заявки Организаторы составляют монтажный план, который согласовывается обеими сторонам, после чего выставляется счет на дополнительное оборудование.

Стеновые элементы и другие дополнительные элементы конструкций должны остаться после Фестиваля в неповрежденном виде и быть очищены от остатков скотча и т.п.

Недопустимым является прикрепление своего оборудования к конструкциям стенда, самостоятельная оклейка панелей, сверление отверстий, прикрепление рекламных и др. материалов булавками, кнопками, трудноудаляемым скотчем и т.п. Стоимость поврежденных элементов конструкции стенда и дополнительного оборудования будет взыскана с Экспонента.

ВНИМАНИЮ Экспонентов, заказавших оборудованную площадь.

В случае, если Экспонент не предоставил в указанный срок план застройки стенда, Организатор застраивает стенд по стандартному образцу. Перепланировка застройки осуществляется за счёт Экспонента в размере 60% от стоимости оборудования на день оплаты.

Напоминаем Вам, что на заказ, сделанный начиная с 19 ноября по 25 ноября 2018г., начисляется наценка за срочность в размере 50% от стоимости заказа.

На заказ, сделанный начиная с 26 ноября 2018 г. и до начала монтажа Фестиваля, начисляется наценка за срочность в размере 100% от стоимости заказа.

Дополнительные услуги во время монтажа и проведения Фестиваля можно будет оформить в сервис-центре КВЦ «Сокольники».

ВНИМАНИЮ Экспонентов, заказавших необорудованную площадь.

Для Экспонентов Фестиваля, застраивающих стенд самостоятельно (эксклюзив),  необходимо пройти аккредитацию в компании КВЦ «Сокольники» отдел стандартной застройки до 05 ноября 2018 года,  тел.: +7 (495) 995-05-95, доб. 444. Экспоненты, не прошедшие аккредитацию, к монтажу стендов допущены не будут. Экспонентам, необходимо заказать подключение электричества к стенду. Для этого  необходимо направить в дирекцию Фестиваля заявку (форма 3). Напоминаем Вам, что на заказ, сделанный начиная с 19 ноября по 25 ноября 2018 г., начисляется наценка за срочность в размере 50% от стоимости заказа. На заказ, сделанный начиная с 26 ноября 2018 г.  и  до начала монтажа, начисляется наценка за срочность в размере 100% от стоимости заказа.

Дополнительные услуги, указанные в едином справочнике КВЦ «Сокольники», во время монтажа и проведения Фестиваля можно будет оформить в сервис-центре КВЦ «Сокольники».

Работы по подключению и наладке электрооборудования производятся Экспонентами самостоятельно, но только сертифицированными специалистами.

ВНИМАНИЕ! В целях соблюдения правил техники безопасности, во время монтажа электричество на стенды не предоставляется!

 

Документы, необходимые при заезде

До заезда на Фестиваль экспоненты оформляют письмо на ввоз/вывоз экспонатов в 3-х экземплярах  (форма 6 прилагается)  с печатью и подписью своей компании.

В письме указывается то оборудование и экспонаты, которое Вы ввозите и будете вывозить, включая мебель, витрины, компьютеры, рекламную продукцию и т.д.

Правила заезда

В дни заезда проезд всех машин через 3-й Лучевой просек производится бесплатно при наличии  формы  6 с подписью и печатью (оригиналы) Вашей компании. Вы проезжаете до монтажных ворот павильона  4 или павильона 4.1, заносите в дирекцию (пав. 4) письмо на ввоз-вывоз оборудования  (форма  6) — 3 экземпляра  с печатью и подписью директора Вашей компании (оригиналы). В дирекции Вам необходимо проставить на данное письмо штамп «Ввоз разрешен», который позволяет Вам внести оборудование в павильоны. После окончания работы Фестиваля Вам необходимо в дирекции проставить на письме на ввоз-вывоз оборудования штамп «Вывоз разрешен» и предъявить его охране павильона при выезде.

Заезд разрешается только при отсутствии задолженности по оплате за участие!

Вход в павильон в период монтажа-демонтажа с домашними и/или дикими животными, а также с детьми до 18-ти лет запрещен!

В период монтажа-демонтажа въезд на автомобиле на территорию парка осуществляется при предъявлении письма  (форма  6), в период работы фестиваля въезд на территорию парка осуществляется при предъявлении бейджа  участника.

Довозить  экспонаты и продукцию в дни работы Фестиваля разрешается  с 8:00 до 11:00 часов 29 ноября 2018г., при наличии формы 6.  И 30 ноября 2018г. с 09:00 до 11:00, 01 и 02 декабря 2018 г. с 09:00 до 10:00, Заезд Экспонентов, оформление стендов, размещение по бейджам.

Стоянка автомобилей после разгрузки в районе монтажных ворот строго запрещена!

Во время завоза экспонатов вся упаковка/тара должна быть вывезена с территории Фестиваля в день заезда во избежание конфликтов с пожарной службой. Также хранение тары может быть заказано и оплачено вами в КВЦ «Сокольники».

Вход на территорию Фестиваля

Во время монтажа и демонтажа стендов вход в павильон осуществляется по форме  № 6.  Монтажные пропуска для застройщиков компаний выдаются в Офисе КВЦ «Сокольники» в дни прохождении аккредитации. Контактное лицо: Савостьянов Александр Борисович, т. (495) 995-05-95, доб. 444,  моб. 8-916-256-72-62  , e-mail: savostyanov_ab@sokolniki.com

Выдача бейджей  и комплекта для Экспонента  будет оформляться 26 ноября 2018г. — в офисе организаторов выставки, а 27 и 28 ноября 2018г.  — на стойке дирекции/регистрации  выставки в павильоне 4.  С 29 ноября по 02 декабря 2018г. Бейдж/браслет участника необходимо постоянно иметь при себе.

На каждые 3 метра площади предоставляется один бейдж. Чтобы заказать дополнительные бейджи с правом въезда на территорию парка (стоимость = 500 руб./шт.), или браслеты с правом  прохода в павильон  (стоимость = 200 руб./шт.),  необходимо представить и отправить в дирекцию  письмо  с указанием ФИО сотрудников до 15 ноября 2018 г. и/или обязательно выкупить дополнительные бейджи и/или браслеты в Сервис-центре, на основании заверенного письма в дирекции выставки.

Вход/заезд  для Экспонентов во время проведения Фестиваля осуществляется строго по бейджам / браслетам с 08.00 до 19.00 часов 29 ноября 2018 г., с 09.00 до 19.00 часов 30 ноября 2018г., с 09.00 до 18.00 часов 01 и 02 декабря 2018 г.

Уборка

Во время работы Фестиваля осуществляется уборка проходов и вывоз мусора из специально отведенных мест.

Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей производится самим Экспонентом. Вы можете заказать уборку у Организатора Фестиваля (форма 7) или через сервис-центр в дни проведения Фестиваля.

Ежедневно по окончании работы Фестиваля в 18:00 или 19:00 весь мусор со стендов, помещенный в мусорные корзины,  необходимо выставлять в проход между выставочными стендами.

 

Охрана

Во время монтажа Фестиваля павильоны берутся под охрану с 20:00 до 08:00  (27 и 28 ноября 2018г.), в дни работы Фестиваля павильоны берутся под охрану с 19.30 до 9.00 ( 29 и 30 ноября 2018 г.). с 18.30 до 9.00 ( 01 и 02 декабря 2018 г.).

В целях обеспечения сохранности ваших экспонатов каждый Экспонент назначает ответственного за стенд сотрудника, который обязан присутствовать на своем стенде:

в дни монтажа 27 ноября 2018 г. с 12:00 до 20:00 часов, 28 ноября мая 2018 г. с 08:00 до 20:00 часов;

во время работы Фестиваля  29 ноября  2018 г.  с 08:00 до 19:00 часов;

30 ноября 2018 г.  с 09:00 до 19:00 часов;

01  и 02 декабря 2018 г.  с 09:00 до 18:00 часов;

во время демонтажа Фестиваля:  02 декабря 2018 г. с 18:00 до 24:00.

Организатор Фестиваля не несет ответственность за сохранность Ваших экспонатов!

Индивидуальную охрану стенда вы можете заказать по форме 7.

 

Демонтаж

Демонтаж фестиваля WAN EXPO будет проходить в следующие сроки: 20 мая 2018 г. с 18:00 до 24:00.

Все Экспоненты обязаны соблюдать порядок  и требования при проведении работ в павильоне.

Требования к проведению рекламных акций

Любая демонстрация или действия, затрудняющие движение посетителей в проходах или мешающие доступу к близлежащим выставочным стендам, будут остановлены. Для удобства посетителей Экспоненты должны обеспечить пространство для рекламных акций на территории своего стенда.

Распространение рекламы других выставочных мероприятий, а также рекламных материалов организаций, фирм, компаний, не принимающих участия в Фестивале, на всей территории мероприятия КАТЕГОРИЧЕСКИ запрещено.

При выявлении несанкционированных случаев установки баннеров,  ролл-аппов на Экспонента будет составлен акт и взыскан штраф в размере 3 000 (трех тысяч) рублей (размещение ролл-аппа разрешено только в границах стенда, запрещено использование в зонах активностей и проходах, в силу неустойчивости конструкции).

При выявлении несанкционированных случаев раскладки промо-листовок на Экспонента будет составлен акт и взыскан штраф в размере 7 000 (семи тысяч) рублей.

При выявлении несанкционированных случаев работы промоутеров, будет составлен акт и взыскан штраф в размере 20 000 (Двадцать тысяч) рублей за каждого промоутера.

При выявлении несанкционированного присутствия на стенде Субэкспонента будет  взыскан штраф с Экспонента в размере 20 000 (Двадцать тысяч) рублей за каждого Субэкспонента. Субэкспонент — компания или физическое лицо, располагающееся совместно или самостоятельно на стенде Экспонента.

Порядок обмена оригиналами документов на фестивале

Ваши экземпляры Договора-заявки, акты выполненных работ и счета-фактуры будут выдаваться в Дирекции Фестиваля 27 и 28 ноября 2018г.. Просим Вас иметь при себе печать, оригинал договора с Вашей печатью или оригинал доверенности.

 

Стоимость посещения мероприятия

Вход для посетителей на фестиваль WANEXPO строго по билетам.

Цена электронного билета до 20.10. — 150 рублей. Билет приобретается на все дни проведения Фестиваля.

Цена электронного билета до 03.11. — 250 рублей. Билет приобретается на все дни проведения Фестиваля.

Цена электронного билета до 28.11. — 300 рублей. Билет приобретается на все дни проведения Фестиваля.

Продажа электронного билета заканчивается 28.11.18 в 23:59. Начиная с 29.11.18 билет можно приобрести только в кассе. 

Цена билета в кассе — 350 рублей. Билет приобретается на все дни проведения Фестиваля.

Дети до 14 лет — бесплатно.

Инвалиды 1 и 2 группы, ветераны ВОВ — бесплатно, с обязательным предоставлением документа, подтверждающего льготы.

 

Электронная регистрация

Необходимо пройти  обязательную регистрацию на сайте  wanexpo.ticketforevent.com  и приобрести электронный билет до 28 ноября 2018 года.

Незарегистрированные посетители смогут пройти регистрацию и приобрести билет в кассах при входе на Фестиваль в часы работы Фестиваля.

 

Проезд на выставку

Адрес:  Москва, 5-й Лучевой просек, д.7,  стр.1

Проезд городским транспортом в КВЦ «Сокольники»: Станция метро «Сокольники», далее пешком до выставочного комплекса КВЦ «Сокольники».

Проезд на автомобиле:

● Въезд на территорию КВЦ «Сокольники» осуществляется через 3-й Лучевой просек.

● Выезд  с территории КВЦ «Сокольники» осуществляется через Майский просек.

Схема проезда

简体中文EnglishFrançaisDeutschРусскийEspañol